Fungsi Mailing Pada Ms Word 2007

By NES Office

Rabu, 05 Agustus 2015

Share :

Tweet

Pada waktu tertentu pengguna Ms Word akan membutuhkan mengirimkan surat dengan jumlah banyak ke berbagai tujuan. Dengan menggunakan desain yang sederhana, kita tidak perlu menggunakan aplikasi desain untung membuat surat tersebut. Cukup dengan Ms word, dapat membuat surat massal atau undangan dengan desain yang sederhana menggunakan  fungsi mailing yang terdapat di dalamnya.

Berikut ini akan diuraikan apa itu mailing dan fungsinya serta cara membuat surat massal.

Pengertian Mailing

Mailing pada aplikasi Ms Word biasa disebut dengan mail merge. Yakni sebuah fungsi yang digunakan untuk membuat surat massal dengan format dan isi yang sama dengan tujuan yang berbeda. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan format sama akan tetapi dengan isi yang berbeda.

Fungsi Mailing

Seperti dengan pengertiannya, fungsi mailing adalah membuat surat massal dengan tujuan yang berbeda.

Dalam mailing terdapat bagian-bagian yang mempunyai fungsi masing-masing:

1. Create

- Envelopes : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk amplop.

- Labels : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk label.

2. Start Mail Merge

- Start Mail Merge : Berfungsi membuat surat formulir yang ingin mencetak atau mengirim lewat E-mail beberapa kali. Yakni mengirim salinan kepada penerima yang berbeda.

 - Select Recipient : Berfungsi memilih daftar kontak yang ingin dijadikan penerima.

3. Write & Insert Field

- Highlight : Untuk memberikan warna pada dokumen.

- Addres Block : Untuk menambahkan alamat yang akan dikirimi e-mail.

- Greeting Line : Memberikan garis bawah pada nama pada dokumen.

- Insert Merge Field : Menambahkan kolom dari sumber data yang ada.

- Rules : Menambah dan menggabungkan keputusan yang dibuat.

- Match Fields : Untuk mengartikan arti yang berbeda pada penerima.

4. Preview Results

- Find Recipient : Untuk mencari penerima e-mail.

- Auto Check for Errors : Untuk menangani kesalahan saat selesai menggabungkan surat.

5. Finish

Cara Membuat Mail Merge

1. Pertama siapkan surat undangan yang telah di buat. Klik Start Mail Merge lalu pilih Step by step Mail Merge Wizard.  

2. Setelah itu klik Next : Starting document.

3. Klik Next : Starting document

4. Klik Next : Select recipients

Recipiencts merupakan data yang akan di masukkan ke dokumen (surat undangan).

5. Klik Next : Write your letter, setelah itu akan muncul pencarian folder dimana letak undangan yang akan di kirim.

6. Edit menurut keperluan, seperti First Name dengan nama dan seterusnya.

7. Letakkan kursor pada daerah yang ingin disisipkan lalu klik Insert Field.

8. Untuk menampilkan data tersebut klik Preview result.

Itulah penjelasan tentang fungsi mailing untuk membuat surat masal pada Ms Word 2007 yang dapat digunakan, semoga bermanfaat dan selamat mencoba. 

Tag : cara, MS Word, Tips mudah